Si vendes productos o servicios en México, tarde o temprano te van a pedir una factura. Y desde 2022, esa factura tiene que ser un CFDI versión 4.0. Pero, ¿qué es exactamente, qué datos necesita y cómo se emite uno válido ante el SAT? En esta guía te lo explicamos en lenguaje claro, sin tecnicismos.
¿Qué significa CFDI?
CFDI son las siglas de Comprobante Fiscal Digital por Internet. Es la versión electrónica y oficial de una factura en México: un archivo digital que comprueba una operación (una venta, un servicio, un pago) ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Cada CFDI se compone de dos archivos:
- Un XML: el documento oficial con todos los datos fiscales. Es el que tiene validez legal.
- Un PDF: la versión “para leer” o imprimir, pensada para humanos.
Para que un CFDI sea válido, debe estar timbrado: es decir, sellado digitalmente y validado por el SAT (a través de un proveedor autorizado). Un PDF bonito sin XML timbrado no es una factura válida.
¿Qué es el CFDI 4.0 y desde cuándo es obligatorio?
El “4.0” es simplemente la versión del estándar del CFDI. El SAT actualiza el formato cada cierto tiempo para pedir más información y reducir errores o fraudes.
El CFDI 4.0 entró en vigor el 1 de enero de 2022, con un periodo de convivencia con la versión anterior (3.3). Desde el 1 de abril de 2023 su uso es obligatorio: ya no se puede emitir con la versión 3.3.
En resumen: hoy, toda factura electrónica que emitas o recibas en México debe ser CFDI 4.0.
¿Qué cambió respecto al CFDI 3.3?
La versión 4.0 trajo cambios importantes, sobre todo en los datos del receptor (quien recibe la factura). Estos son los principales:
- Nombre o razón social del receptor obligatorio, y debe escribirse exactamente como aparece en su Constancia de Situación Fiscal (sin el régimen societario tipo “S.A. de C.V.” en algunos casos).
- Código postal del receptor obligatorio, que debe coincidir con su domicilio fiscal.
- Régimen fiscal del receptor obligatorio.
- Nuevos campos como “Exportación” y “Objeto de impuesto” en cada concepto.
- Información para identificar si la factura es “a cuenta de terceros”.
La consecuencia práctica: si el nombre, el código postal o el régimen fiscal del receptor no coinciden con su Constancia de Situación Fiscal, el SAT rechaza el timbrado. Por eso ahora es tan importante pedir esos datos correctos a tus clientes.
¿Qué datos lleva un CFDI 4.0?
Un CFDI 4.0 incluye, a grandes rasgos:
- Datos del emisor: RFC, nombre y régimen fiscal de quien factura (tú).
- Datos del receptor: RFC, nombre, código postal, régimen fiscal y uso del CFDI.
- Conceptos: qué se está facturando, con su clave de producto/servicio, clave de unidad, cantidad, valor unitario e importe.
- Impuestos: IVA trasladado, retenciones, etc.
- Forma y método de pago: cómo y cuándo se paga (más sobre esto abajo).
- Sello digital y timbre fiscal del SAT, que le dan validez.
El “Uso del CFDI”
Es un catálogo que indica para qué usará el receptor la factura (por ejemplo, “Gastos en general” o “Adquisición de mercancías”). Debe corresponder con su régimen fiscal; si no, el SAT lo rechaza.
Método de pago: PUE vs PPD
Dos conceptos que confunden mucho:
- PUE (Pago en una sola exhibición): se usa cuando la factura ya está pagada al momento de emitirla.
- PPD (Pago en parcialidades o diferido): se usa cuando se va a pagar después. En este caso, además, hay que emitir un complemento de pago (REP) cuando el dinero llegue.
Tipos de CFDI
No todos los CFDI son facturas de venta. Los principales tipos son:
| Tipo | Para qué sirve |
|---|---|
| Ingreso | La factura común por una venta o servicio |
| Egreso | Notas de crédito: descuentos, devoluciones o correcciones |
| Pago | Complemento de pago (REP), para operaciones a crédito (PPD) |
| Traslado | Acreditar la posesión o el traslado de mercancías (Carta Porte) |
| Nómina | Pago de sueldos a empleados |
¿Cómo se genera un CFDI 4.0?
Para emitir un CFDI 4.0 válido necesitas:
- Estar dado de alta en el SAT con tu RFC y régimen fiscal.
- Tener tu Certificado de Sello Digital (CSD): los archivos que entrega el SAT para firmar tus facturas.
- Capturar los datos correctos del receptor (nombre, CP y régimen tal como su Constancia).
- Usar un sistema de facturación que timbre el CFDI ante el SAT.
Puedes hacerlo desde el portal del SAT, pero suele ser lento y poco amigable. La mayoría de los negocios usa un sistema de facturación que automatiza el llenado, valida los datos antes de timbrar y guarda tus comprobantes en orden.
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Errores comunes al emitir un CFDI 4.0
- Nombre del receptor mal escrito (no coincide con la Constancia de Situación Fiscal).
- Código postal equivocado o que no corresponde al domicilio fiscal.
- Régimen fiscal o Uso del CFDI incompatibles entre sí.
- Usar PUE cuando en realidad el pago será posterior (debería ser PPD).
- Olvidar el complemento de pago en operaciones a crédito.
Un buen sistema de facturación te avisa de estos errores antes de timbrar, para que no te rebote el SAT.
Preguntas frecuentes
¿El CFDI 4.0 aplica para personas físicas y morales?
Sí. Tanto personas físicas (freelancers, profesionistas, pequeños negocios) como personas morales (empresas) deben emitir CFDI 4.0.
¿Necesito la Constancia de Situación Fiscal de mis clientes?
No. El SAT ha aclarado que es ilegal condicionar la emisión de una factura a que el cliente te entregue su Constancia de Situación Fiscal. Para emitir un CFDI 4.0, la única información obligatoria del receptor es:
- Nombre o razón social (tal como aparece en su Constancia)
- RFC
- Régimen fiscal
- Código postal del domicilio fiscal
La Constancia es solo una forma cómoda de obtener esos datos correctos, pero el cliente no está obligado a entregártela: basta con que te proporcione esa información.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura ya timbrada?
No se edita: se cancela y se emite una nueva, o se emite una nota de crédito según el caso. La cancelación también se hace ante el SAT.
El CFDI 4.0 puede sonar complicado, pero en la práctica se reduce a tener tus datos en orden y usar una herramienta que te guíe. Si quieres dejar de pelearte con el portal del SAT, prueba CeFactura: facturación electrónica clara y rápida, hecha para México.